一、會議任務的管理

    1、會議的目標

    會議任務是指會議上要做的事，這也是會議的目的。因此，總監(jiān)首先要確定會議的目標。會議的目標一經(jīng)確定，則對會議任務的管理也就開始了。

    會議目標的類型有：解釋問題；對所要解決的難題尋找可供選擇的方案；評估行動方案；在各種選擇中作出決策；計劃下一步的行動；交流信息；回顧和澄清問題；評價已取得的工作進展；提出論點等。在一次會議上，可能試圖解決一個問題，也可能解決相關的兩個或多個問題，這要視具體情況而定。

    2、會議的范圍

    在會議的目標確定之后，下一個問題就是規(guī)定會議的規(guī)范。它是與會議目標緊密相關的另一個重要問題。因為與所定會議目標聯(lián)系的問題有許多個，那么這一次會議探討、研究哪些問題必須明確地規(guī)定下來，以便使會議始終圍繞重點進行研討。

    會議的目標和范圍確定之后，就可決定邀請哪些人參加會議。如果會議的目的不清楚，也就無法決定邀請哪些入來參加會議。被邀請者應該是那些能夠實現(xiàn)會議目標的人員。對那些需要了解情況的聽會者，即使他們沒有多少發(fā)言權也不要排除在外。在被邀請人的名單中不應該包括那些不需要聽會的旁觀者，因為與會議無關的旁觀者參加會議的話，勢必沖淡與會者的

    注意力，甚至還可能影響與會者直率地發(fā)表意見。

    4、會議時間安排

    確定了會議的目標，議事范圍，參加會議人員及其需要的做的準備工作之后，總監(jiān)就可以進行會議時間表的安排。從解決問題的時機來說，召開會議的時間既不能太早，也不應過晚。召開會議的時間過晚，則錯過解決問題的時機，如果太早，會使與會者來不及做好準備。會期定了后，要早日通知與會者，以便使參加會議的人能更好地計劃自己的工作時間。

    5、會議地點

    會議地點的安排要利于實現(xiàn)會議的目的和方便與會者。會議地點的選擇受會議目的支配，并對會議能否成功有直接的影響，故應精心地選擇。例如，需要與會者解決施工過程中的問題，則會議地點選在工地現(xiàn)場召開放為有利。有的會議需要查閱一些參考資料，則會議地點就選在靠近保存檔案或所需資料的地方。一般來說，與監(jiān)理工作有關的會議，通常安排在工地為好。

    二、會議程序

    1、程序活動的內容

    會議目標的實現(xiàn)，不是總監(jiān)把與會者簡單召集在一起就能解決的，預先還要安排好會議進行的先后順序，即所謂會議程序。重要的程序活動主要有：

    1．1啟發(fā)引導討論：總監(jiān)負責宣布開會并啟發(fā)引導討論。

    1．2提供信息和意見：每個與會者均有責任提供有關信息和意見與大家共享。

    1．3尋求信息和意見：總監(jiān)引導，勸說與會者把話說出來。

    1．4鼓勵與會者說出意見：總監(jiān)鼓勵與會者大膽地發(fā)表不同意見。

    1．5審核會議上提出的信息、意見的真實性：與會者對會議上提出的信息和意見加以證

    實或質疑。

    1．6弄清事實和意義：總監(jiān)要弄清每件事是否大家都理解了，否則不能進行下一步討論。

    1．7檢驗認識的一致性：總監(jiān)就與會者對有關議題的認識是否一致加以問詢并確認。

    1．8協(xié)調：總監(jiān)引導與會者進行分析、協(xié)商，找出共同點，協(xié)調分歧點。

    1．9總結：總監(jiān)對已討論過的議題進行簡潔的概括，得出明確結論。

    1．10記錄：總監(jiān)指定專人對會議討論內容和會議結論以文字記載下來。

    1．11掌握時間：總監(jiān)要有意識地控制討論時間，既不要拖延時間也不要走過場，保證每

    個與會者均有發(fā)言機會。

    2、積極引導與會者參與會議

    在會議上，總監(jiān)要倡導對實現(xiàn)會議目標帶有建設性的行動。每個與會者在會議上表現(xiàn)各不相同，這是因為與會者各自所處的立場和角度不同而造成的。這里總監(jiān)要圍繞會議目標啟發(fā)引導與會者發(fā)表意見，要鼓勵那些敢于抒發(fā)自己觀點的人，不要頻頻打斷發(fā)言人的講話。總之，總監(jiān)要密切注意會議的發(fā)展動態(tài)，如果發(fā)現(xiàn)會議任務或會議程序中有哪些缺陷和不足之處都應盡力補救解決。

    三、會議文件的準備

    1、議事清單

    簡單地說，議事清單就是對要議的事項所列出的清單，也就是要在會議上考慮討論的題目一覽表。這個表最好公開印發(fā)，或者在會議開始時首先說明。比較好的議事清單上不僅有事項的名稱，還寫明會議的目標、范圍、與會者和每件事要討論多長時間。如果沒有議事清單的話，與會者不清楚會議將如何進行，就要消耗許多時間才能使會議取得進展。

    2、會議記錄和紀要

    每次會議都應該作記錄，其中包括時間、地點、出席會議的人員、議事清單、所討論事項的記載，作出的決定或未解決事項、任務委派情況等。

    如果需要正式的會議紀要，則應抽出一定時間對材料進行組織、編輯，使其更加清晰、準確，然后打印、散發(fā)。會議紀要越早發(fā)越好，與會者對會議尚記憶猶新時，就收到會議紀要，會使他們對會議紀要的審查更有收獲，同時也能及早發(fā)現(xiàn)錯誤、遺漏或不準確之處，使會議的成果得到有效地落實。